So strukturierst du Interviews mit Job-Interessent*innen perfekt (Teil 1)

Dass sich Stelleninteressierte seriös auf ein Interview vorbereiten, ist klar. Aber tun das auch Arbeitgeber oder Personaldienstleister? Wer sich nicht vorbereitet, verliert mehr, als es zu gewinnen gäbe. Wie du als Recruiter oder Personalver­antwortlicher bei Interviews am besten vorgehst, habe ich in diesem und zwei später folgenden Posts zusammengefasst.

Die fünf Phasen eines Interviews

Praktisch jedes Interview weisst fünf Phasen auf: Smalltalk, Kennenlernen, Selbstpräsentation, Rückfragen und Abschluss. Die einzelnen Phasen dauern zwischen 5 und 15 Minuten; alles zusammen etwa 45 Minu­ten. Länger dauert aber die Vor- und Nach­bearbeitung. Hier gilt der Grundsatz, dass die Bewerber*innen alle mit denselben Fragen konfrontiert und bewertet werden. Das ist nicht nur fair, sondern auch hilfreich, denn es lässt bei der Nachbearbeitung eine objektivere Einschätzung zu. Falls weitere Interviewer teilnehmen, erstellst du zu jeder*m Kandidat*in ein Kurzporträt, so dass alle wissen, wer vor ihnen sitzt. Zudem: Was in der Bewerbung steht, sollte nicht mehr nachgefragt, aber allenfalls im Gespräch aufgegrif­fen und vertieft werden.

Um die Vorbereitung effizient durchführen zu können, setzt du am besten ein modernes HR Tool – wie es bei­spielsweise Workstep ist – ein. Dank ihm kannst du die Bewerbungsunterlagen und die bisherige Candidate Journey bequem deinem Team und den relevanten Personen des Arbeitgebers zugänglich machen.

Jedes gute Gespräch beginnt mit einem kurzen Smalltalk

Die Begrüssung muss respektvoll und herzlich sein. Nehmen noch Verantwortliche des Arbeitgebers teil, stellst du diese immer mit ihrem Namen und ihrer Funktion vor. Um angenehm zu starten, sprichst du die Stelleninte­ressierten zuerst auf Unverfängliches an, beispielsweise ihre Hobbys.

Zusatztipps: Getränke zur Verfügung stellen. Um einen Tisch herumsitzen, statt sich gegenüber aufzureihen. Je wichtiger der freie Job ist, umso mehr Interviewer nehmen teil. Bewertung individuell, direkt nach dem Interview vornehmen.  Je mehr Interviewer teilnehmen, umso fairer wird die Beurteilung.

Kennenlernen auf Augenhöhe

In dieser Phase ist dein Ziel, Eig­nung und Motiva­tion der Interes­sierten zu erkennen. Dazu bieten sich Fragen wie «Was kön­nen Sie für uns tun, was andere nicht können?» und so weiter an. Obwohl Kandidat*innen meistens gut auf die Selbstpräsentation vorbereitet sind, erleben diese viele als Stress. Wie verhältst du dich also? Ganz einfach: Immer auf Augen­höhe bleiben, keinen skeptischen Unterton aufkommen lassen, dafür einladende Of­fenheit. Lächeln ist för­derlicher als ein Pokerface. Und: Aufkommende Nervosität abnehmen, und bei Blackouts den Gesprächs­faden übernehmen. Das wirkt menschlich und zeigt Grösse.

Die Fragen an eine*n Bewerber*in hast du bereits vorab schriftlich zusammengestellt, sie bauen auf die Infor­mationen aus der Bewerbung oder vorangehendem Telefon­kontakt auf. So läuft das Gespräch nicht nur gerad­liniger ab, auch werden wichtige Fragen weniger vergessen. Hast du eine Recruiting-Software zur Verfügung, kannst du auch diese Vorarbeit direkt darin erledigen. 

Zusatztipps: Auf Körpersprache und Mikrogestik achten. Notizen ausführlich, aber unkommentiert machen. Kein Blick auf die Uhr, keinen aus dem Fenster.

So viel fürs Erste. Im zweiten Teil dieser Serie widme ich mich der Selbstvorstellung des Arbeitgebers und den Rückfragen des Stelleninteressen­ten. Im dritten und letzten Teil steht die Abschlussphase von Interviews und die Nachbearbeitung im Fokus.