Recruiting Software – wozu brauchst du sie? - Teil 2

Im letzten Blog-Beitrag hast du dich überzeugen können, wie eine clevere, spezifisch auf die Aufgaben von Re­cruiter ausgerichtete Software-Lösung die Prozesse in Personalabteilungen und vor allem bei Personaldienst­leistern unterstützt. Ein effizientes, logisch strukturiertes End-to-End-Tool lässt alle Aufgabenstellungen prak­tisch im Handumdrehen erledigen. Du gewinnst also mehr Zeit für das Wesentliche. Nicht nur: Auch strategische HR-Arbeit wird mög­lich, agiles, flexibles und kreatives Arbeiten für die Mitarbeitende zum willkommenen Stan­dard.

Nun beleuchte ich drei weitere bestechende Argumente: Dank einer Recruiting-Software lässt sich nebst der Effizienz auch die Zufriedenheit des Recruiting-Teams und die Attraktivität des Arbeitgebers steigern, gleichzei­tig ein geschütztes Datenhandling sicherstellen und die Candidate Journey wesentlich verkürzen.  

Drittes Argument: Teamzufriedenheit und Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Lass uns zuerst einmal einen da und dort noch herrschenden Irrglauben in den Shredder werfen – das blosse Vorhandensein einer Software steigert noch lange nicht die Effizienz, mindestens nicht im tatsächlich möglichen Umfang. Zur effektiven Effizienzsteigerung kommt es erst, wenn die Software von motivierten Usern eingesetzt wird. Motiviert, weil die Software die bei einem Personaldienstleister typischen Prozesse abbildet und keine läs­tigen, unlogischen Abläufe bedingt. Denn die machen sie zu einem Stolperstein, zum unliebsamen, schnell ner­venden Arbeitskollegen. Du weisst, wovon ich schreibe und bist sicher meiner Meinung, wenn ich behaupte, dass nur das Zusammenspiel von einer intelligenten, clever angelegten Software und deiner Sympathie ihr gegenüber, die Effizienz wirklich zu pimpen vermag und so zum Effizient-Turbo wird. Bist du überzeugt, das bestmögliche Tool zur Verfügung zu haben, so kannst du deine Arbeit geradlinig erledigen und dir Freiraum für deine eigent­liche Aufgabe freischaufeln – nämlich das empathische und kluge Einschätzen von Bewerbern. Und was ist die Folge davon? Zufriedene, motivierte Mitarbeitende bringen nicht nur bessere Leistungen, auch als Team perfor­men sie besser. Das kittet zusammen, das bildet leistungsorientierte, ihre Aufgabe mit Freude angehende Mitar­beiter – und zwar durchgehend von Anna bis Zacharias. Nicht nur. Als Arbeitgeber gewinnst du an Attraktivität. Es ist ein Fakt, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine moderne, ausgereifte und umfassende Ar­beitsinfrastruktur zur Verfügung stellen, als besonders attraktiv gelten. Rechnen wir kurz nach: Beste Arbeits­voraussetzungen dank optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmte Infrastruktur multipliziert mit hochmotivierten, zufriedenen Mitarbeitenden resultiert in einem hohen Attraktivitätsfaktor. Als attraktiv geltende Arbeitgeber wirken wie ein Magnet gegenüber hochqualifizierten Fachkräften. Das ist wie Weihnach­ten, Ostern und Pfingsten an einem Tag. Bleiben wir sachlich und machen einen Fakten-Check: Eine im vergan­genen Jahr von Bain & Company durchgeführte internationale Studie zur Digitalisierung im Per­sonalwesen mit 500 HR-Managern in Deutschland, Grossbritannien und den USA zeigt mehr als deutlich, dass die Digi­talisie­rung des Personalwesens nicht nur deren Effizienz um 20 bis 30 Prozent steigert (sic!), sondern auch die Mitar­beiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität.

Workstep, die neue Schweizer Softwarelösung für Personaldienstleister, ermöglicht dir sogar, diesen Effekt dank freundlichem User Interface weiter auszubauen. Denn die Software ist nicht nur einfach Handelsware, nein, als ihre Eltern ken­nen wir sie von Geburt an. Und wir haben dafür gesorgt, dass ein schönes Baby entsteht, mit blauen Augen und blondem Haar. Die Bedieneroberfläche von Workstep wurde so konzipiert, dass alle wichtigen Informationen einem sofort auffallen. Ein Beispiel hierfür ist das Kontaktieren von Kandidaten. Wenn ein Kan­didat als «nicht verfügbar» gekennzeichnet wird, erhältst du beim Versuch, diesen für eine Vakanz zu hinterle­gen, den Vermerk, dass dieser nicht verfügbar ist. Dadurch läufst du nicht Gefahr, Kandidaten zu kontaktieren, die sich in einer Anstellung befinden. Hinzu kommt noch, dass Workstep und seine Eltern in der Schweiz leben. Das garantiert dir einerseits sehr kurze Reaktionszeiten (was dein Recruiting und dein CFO besonders schätzen wird), andererseits hosten wir unsere neue Softwarelösung für Perso­naldienstleister auf unseren eigenen Ser­vern. Nicht irgendwo, sondern zwischen Boden- und Genfersee. Auch das rückt das dritte Argument mitten ins Scheinwerferlicht – User Interface, Hostingstandort und Support sind vor Ort.

Viertes Argument: Du schreibst Diskretion ganz automatisch gross.

Wie sieht es an einem normalen Arbeitstag an deinem Arbeitsplatz aus? Stapeln sich darauf kreuz und quer Bewerbungsdossiers, Arbeitsverträge, Lohnkalkulationen, interne Memos, unterschiedlichste Korrespondenz und Gesprächsnotizen? Haben dann alle, die an deinem Arbeitsplatz vorbeigehen, freien Einblick in alle of­fen­liegenden Dokumente? Und hast vor allem du jederzeit die Kontrolle, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat? Wie praktisch wäre da eine Softwarelösung, die sich stets nur am Monitor zeigt mit Login und Logout in Se­kun­denschnelle?

Unternehmen, die bereits Workstep, die neue Schweizer Softwarelösung für Personaldienstleister einsetzen, er­kennen wir oft kaum wieder. Im ganzen Recruiting sind nur noch mit Mühe physische Dossiers zu finden, rundum entspannte und zufriedene Gesichter bei den Mitarbeitern. Diese aufgeräumte Stimmung herrscht nicht zuletzt, weil diese Unternehmen das Thema Diskretion nicht nur in ihren Prospekt geschrieben haben, sondern auch gewährleisten. Unter Verschluss bleibt, was sensibel ist. Zugriff haben nur jene, die berechtigt sind. Das bringt mich im wahrsten Sinne des Wortes zur Schlüsselfrage: Wie sicher sind die Daten vor fremden Zugriff, wie sicher ist das Storage der Daten an sich? Wir hosten deine Workstep-Umgebung auf dedizierten Servern in unserem Rechenzentrum in Zürich. Deine Daten werden auf Basis modernster Sicherheitsverfahren verschlüs­selt und täglich mehrfach gesichert. Alles safe, alles cool.

Fünftes Argument: Du beschleunigst die Candidate Journey.

Geht’s dir an der Ladenkasse oft zu lange? Magst du es, wenn ein Flirt nicht ins Stocken gerät? Freust du dich, wenn der Postmann bald mal klingelt, wenn du dir online etwas bestellst? Warten ist out. Ob das gut ist oder nicht, es ist so. Umso wichtiger – um auch in Zukunft herausragende Bewerber gewinnen zu können –, dass die Candidate Journey möglichst be­werberfreundlich, also kurz, gestaltet wird. Lange, zähe Wartezeiten sind beson­ders bei jüngeren Stellensuchenden passé. Ein benutzerfreundlich strukturiertes, leistungsstarkes und funkti­onsreiches Recruiting Tool ist also ge­nau das Richtige. Dank ihm lassen sich Bewerbungsunterlagen vom Re­cruiting rasch bearbeiten und teamintern ver­teilen. Die Interaktionszeit zwischen dir und den Stellensuchenden wird massiv beschleunigt, die Er­wartungen der Stellensuchenden an dich zu deinen Gunsten positiv erfüllt.

Mit Workstep, der neuen Schweizer Softwarelösung für Personaldienstleister kannst du beliebig viele Labels oder Kontaktkategorien einrichten und so die Bearbeitungszeit von Bewerbungen massiv beschleunigen. Erfasst du eine offene Stelle, verknüpfst du sie mit dem entsprechenden Kunden, MSP, Personalverantwortlichen oder Line Manager aus den bereits hinterlegten Kontakten. Alle wichtigen Eckdaten zu dieser Vakanz lassen sich da­bei gleich festhalten, du kannst direkt Stellenbeschreibungen und weitere relevante Dokumente einfügen, die Einreichfrist festlegen und mit automatischen Remindern ausstatten. Beim Suchen nach passenden Bewerbern weisst du diese bequem der Vakanz zu und verleihst dieser einen Prozessstatus. Flott geht’s weiter, denn du kannst nun die richtige Wahl treffen, sofort ist erkennbar, welcher Bewerber verfügbar, interessiert und bereit ist, sich beim entsprechenden Kunden vorzustellen. Während des laufenden Bewerbungsprozesses passt du den Status der Bewerber anhand des Kundenfeedbacks laufend an und bringst praktisch im Fluge die Besetzung der Vakanz zum Abschluss. Klar, alle diese Möglichkeiten beschleunigen den Recruiting-Prozess ungemein, aber eben nicht nur diesen, sie verkürzen auch ganz wesentlich die Candidate Journey. Eine dreifache Win-Situation. Du arbeitest effizient, dein Kunde kommt rasch zum Ziel, der Bewerber schwebt nicht lange im Ungewissen. Und das ist in diesem Bereich ganz gewiss kein Nachteil!

Genug für heute. Drei weitere Power-Argumente, die für den Einsatz eines Recruiting Tools sprechen, beleuchte ich im dritten Teil dieser Mini-Artikelserie. Bis dahin hast du bestimmt ein paar Minuten frei, um unsere Website zu besuchen. Oder du lässt es bei uns klingeln und wir machen eine voll bewilligte, aber absolut unverbindliche Demo. Beides lohnt sich, darauf wette ich. Bis dahin tolle Tage und stay tuned!